În momentul în care îți dorești să fii mai productiv, este important să aloci timp, interes și dedicare unor metode prin care poți face acest lucru mai bine.
Să fii capabil să dedici timp unor sarcini specifice, să le finalizezi și să îți închei ziua de lucru cu rezultate de calitate poate fi o măsură generală a productivității tale. În mod similar, dacă nu ai metode de organizare, de gestionare a timpului, de urmărire a sarcinilor sau de prioritizare, eficiența și productivitatea ta pot fi afectate. Făcând ajustări simple ale fluxului de lucru zilnic, una câte una, poți începe să vezi schimbări în productivitatea ta.
Descoperă din acest articol ce este productivitatea la locul de muncă și cum o poți îmbunătăți în fiecare zi sau săptămână.
Ce înseamnă productivitatea la locul de muncă și cum se măsoară
Simplu spus, productivitatea la locul de muncă înseamnă să-ți faci munca în cel mai scurt timp, fără a compromite calitatea muncii și bunăstarea fizică și mentală. Totul este despre viteză, calitatea muncii depuse, menținerea unui nivel bun de concentrare și determinare prin evitarea distragerilor și să lucrezi într-un anumit termen limită.
Pe scurt, productivitatea la locul de muncă este o combinație între managementul timpului, concentrarea asupra sarcinii în cauză, motivația de a obține succes și multe altele.
Să ne eliberăm timp pentru obiectivele și aspirațiile personale sau pur și simplu să obținem mai mult la locul de muncă sau în afaceri este ceva ce ne dorim cu toții pentru noi înșine. Cu toate acestea, doar câțiva dintre noi suntem capabili să atingem nivelul de productivitate și muncă concentrată pe care ne-o dorim atât de mult.
Potrivit cercetărilor, într-o zi de lucru de 8 ore, muncitorul mediu este productiv doar pentru două ore și 53 de minute. Așa este, suntem productivi doar aproximativ 3 ore pe zi în timp ce petrecem peste 8 ore (excluzând timpul de pe drum) la birou!
Metode prin care productivitatea poate fi măsurată
Iată mai jos câteva metode prin care poți măsura productivitatea la locul de muncă:
Eficiența în realizarea sarcinilor
Atunci când reușești să termini într-un timp mai scurt taskurile de la muncă, devii mai productiv și mai eficient și ai timp mai mult pentru a crea și rezolva proiecte mai complexe. Dacă ești atent cu timpul tău, poți ajuta chiar și alți colegi care au nevoie de tine.
Satisfacția clientului
O modalitate populară de măsurare a productivității într-o companie care oferă servicii clienților este utilizarea feedback-ului clienților. De exemplu, clienților care apelează la un centru de service li se poate cere odată ce apelul se încheie să completeze un scurt sondaj de satisfacție. În ea, ei vor explica dacă angajatul a răspuns la întrebarea lor și dacă a simțit că a fost tratat corespunzător.
Datele obținute din sondajele clienților pot fi apoi combinate cu numărul de clienți pe care centrul de servicii i-a gestionat pe o perioadă determinată. Această abordare vă permite să obțineți o idee mai precisă a cât de productivă este munca pe care o faceți dvs. și colegii dvs.
Pentru a ilustra rezultatele potențiale, ia în considerare două centre de call-center identice. Unul poate avea de-a face cu 80 de clienți în fiecare oră, în timp ce al doilea gestionează doar 60. Cu toate acestea, apelanții primului centru de servicii se plâng în sondajul clienților că rareori primesc răspunsurile pe care le doresc și simt că sunt grăbiți. Acest lucru duce la multe apeluri repetate.
În acest exemplu, compania care administrează cel de-al doilea centru de servicii ar putea susține cu tărie că angajații săi sunt mai productivi, chiar dacă fac mai puține apeluri de la clienți pe oră.
Abilitățile tale
Productivitatea unui angajat se măsoară și în măsura în care își folosește și aplică abilitățile. Gândește-te ce abilități ai dobândit în ultimul timp și cum se aplică acestea la jobul în care profesezi, cum ai crescut în ultimul timp și care sunt metodele prin care poți să crești mai departe.
Feedback-ul colegilor
Dacă o echipă sau un grup mic de angajați interacționează în mod regulat, cineva poate fi . Într-un astfel de sistem, evaluezi productivitatea fiecărui angajat în funcție de feedback-ul pe care îl primește de la alții despre performanța lor.
Pentru ca acesta să aibă succes, fiecare angajat trebuie să cunoască diferitele roluri pe care le are fiecare membru al personalului din echipă și ce se așteaptă să facă. Trebuie să existe un nivel ridicat de comunicare în cadrul echipei, iar angajații trebuie să se simtă suficient de confortabil pentru a oferi o evaluare onestă a performanțelor colegilor lor.
Cum să-ți îmbunătățești productivitatea la locul de muncă
Iată mai jos 10 metode prin care îți poți îmbunătăți productivitatea la muncă:
1. Concentrează-te pe un singur task la un moment dat
Deși în cele din urmă s-ar putea să reușești să duci lucrurile la bun sfârșit atunci când jonglezi cu proiecte sau sarcini, concentrarea pe rând la una câte una te poate ajuta să fii mai productiv. Când ne concentrăm pe mai multe activități simultan, avem tendința de a folosi mai mult timp doar pentru tranziția dintre taskuri. Acest lucru poate duce la ca unele dintre ele să rămână incomplete sau să fie efectuate la o calitate mai scăzută decât dacă fiecare task ar fi fost un singur obiectiv.
În plus, concentrarea pe o singură sarcină la un moment dat, până când aceasta este finalizată, te poate ajuta să îți crești productivitatea, deoarece atunci când te concentrezi pe un singur proiect la un moment dat, realizezi un singur obiectiv deodată în loc de multe. Acest lucru te va motiva probabil să finalizezi o sarcină înainte de a trece la următoarea. Dacă ești dedicat multitasking-ului, dar vezi că începi mai multe taskuri decât poți termina, ia în considerare prioritizarea sarcinilor în ordinea importanței, astfel încât să poți începe cu cele mai solicitante sarcini și să-ți închei ziua cu sarcini mai ușoare și care necesită mai puțin timp.
2. Ia pauze regulate
Poate fi tentant să eviți să îți iei timp pentru o pauză, dar atunci când neglijezi să-ți acorzi o pauză de câteva minute, îți poate afecta productivitatea generală, ducând la oboseală sau epuizare. Dacă se întâmplă acest lucru, este posibil să nu ai energia sau motivația pentru a continua să progresezi. Ia în considerare planificarea mai multor pauze scurte în timpul zilei de lucru. Majoritatea locurilor de muncă au un program obligatoriu cu pauze dedicate, astfel încât angajații pot lua cel puțin o pauză de la cinci până la 10 minute după fiecare câteva ore de muncă activă. Aceste scurte pauze îți pot permite să te reîncarci, să îți limpezești mintea și să te pregătești pentru următorul task.
3. Concentrează-te mai întâi pe cele mai grele taskuri
Concentrarea asupra sarcinilor tale cele mai mari și consumatoare de timp înainte de orice alte sarcini te poate ajuta să fii mai concentrat decât să lucrezi mai întâi la sarcini mai mici și mai scurte. Ia în considerare să îți planifici lista de sarcini în funcție de aceste sarcini, pentru care îți poți dedica timpul dimineața când ajungi la serviciu sau într-un moment al zilei în care ești cel mai alert și plin de energie.
4. Stabilește obiective mici
În loc să abordezi obiective mari care ar necesita mai multe puncte de vânzare și un timp mai lung pentru a le atinge, luați în considerare planificarea obiectivelor mici pe parcursul zilei. Lucruri precum depunerea documentelor necesare, răspunsul la cele patru e-mailuri ale clienților sau compilarea tuturor resurselor de care echipa ta va avea nevoie pentru a finaliza un proiect viitor sunt obiective mici, zilnice, pe care le poți stabili și atinge în timpul celor opt ore de lucru. În mod similar, puteți utiliza aceste obiective scurte ca repere pentru a vă măsura progresul către un obiectiv mai mare.
5. Folosește regula celor două minute
Regula celor două minute implică finalizarea pe loc a sarcinilor care sunt de două minute sau mai puțin, precum și luarea a două minute pentru a începe cu sarcini mici pe care este posibil să le fi amânat. În timpul acestor scurte perioade de timp, dacă există o sarcină pe care o poți finaliza în două minute sau mai puțin sau o sarcină pe care o poți organiza pentru a începe, acesta este timpul în care ați face-o. De exemplu, poate dura doar două minute pentru a înregistra sarcinile pe care le-ai finalizat deja, pentru a răspunde la un e-mail rapid, pentru a-ți nota următoarele obiective sau pentru a tipări schița pentru viitoarea sarcină a proiectului, dar cele două minute pe care le-ai luat pentru a finaliza sarcinile mici se pot adăuga adesea la o listă de sarcini de făcut la sfârșitul zilei.
În plus, sarcinile mici sunt încă o parte importantă a productivității generale a muncii, așa că practicarea regulii celor două minute îți poate permite să te concentrezi asupra acestor sarcini mici între timpul necesar pentru a lucra la sarcini mai mari și mai complicate. Ia în considerare acele două minute dintre timpul de pauză și începerea următorului proiect sau cele două minute necesare pentru a te pregăti de prânz și ia în considerare utilizarea acelui timp pentru a lua notă de ceea ce trebuie să lucrezi în continuare, obiectivele zilnice pentru ziua următoare sau răspunzând la acel mesaj vocal care te așteaptă de când te-ai apucat de treabă.
6. Blochează-ți timp în program
Utilizarea blocurilor de timp în programul tău te poate ajuta, de asemenea, să-ți crești productivitatea. Cu această strategie, îți vei stabili o limită de timp pentru fiecare dintre sarcinile la care lucrezi. Ia în considerare blocuri de timp de 90 de minute sau 60 de minute. Poți alege să-ți printezi programul vizibil și să-ți evidențiezi intervalele de timp în care dorești să fie blocurile tale de timp. Deci, dacă îți blochezi 90 de minute pentru a lucra la un proiect, reține asta în programul tău tipărit. După încheierea acestui blocaj de timp, blochează o altă secțiune a programului tău în mod similar.
Scopul blocării timpului este de a crea un program vizual care să te ajute să urmărești perioadele de sarcini la care lucrezi. În mod similar, servește ca o modalitate de a te dedica să lucrezi doar la o anumită sarcină pentru fiecare bloc de timp, astfel încât vei avea mai multe șanse să o finalizezi în intervalul de timp programat pentru ea. Pe lângă programarea timpului de lucru, poți include și perioadele de pauză între fiecare bloc de sarcini, astfel încât să te poți reîmprospăta pe măsură ce finalizezi și începi noi proiecte.
7. Fă întâlnirile mai productive
Dacă ai întâlniri programate pe parcursul zilei, ia în considerare câteva modalități de a face aceste activități mai productive, care să contribuie la progresul general al muncii. Ia în considerare organizarea de întâlniri în care tu și colegii tăi susțineți întâlnirea din picioare. Acest lucru poate ajuta la creșterea gradului de alertă și de concentrare atunci când discutați subiecte importante în timpul întâlnirii.
De asemenea, poți utiliza urmărirea timpului pentru a înregistra timpul necesar pentru a participa și a încheia întâlnirea. De exemplu, ia în considerare notițele cu privire la cele mai importante aspecte sau subiecte care trebuie discutate și dedică o anumită perioadă de timp pentru fiecare subiect. Apoi, colaborează cu echipa ta pentru a discuta doar despre ceea ce este inclus în lista de subiecte, păstrând în același timp discuțiile pe subiecte limitate la timpul alocat.
În mod similar, dacă poți participa în mod rezonabil la întâlnire prin telefon sau platformă web, este posibil să îți poți crește șansele ca întâlnirea să nu îți ia prea mult timp de la sarcinile personale.
8. Delegă sarcini
Ia în considerare utilizarea metodelor de delegare pentru a împărți sarcinile între membrii echipei. De exemplu, dacă ai o varietate de sarcini pe lista ta, ia în considerare atribuirea unora dintre aceste sarcini altora dacă pot fi finalizate fără ca tu să lucrezi la ele.
Delegarea sarcinilor îți poate permite, de asemenea, să lucrezi la alte sarcini care îți pot fi atribuite în mod specific, în timp ce restul echipei își poate dedica timpul sarcinilor care altfel ar lua timp sau resurse de la alte proiecte mai importante. De exemplu, dacă ai e-mailuri la care trebuie să răspunzi, dar un coleg poate acorda aceeași atenție la detalii în răspunsurile sale ca și tine, ia în considerare să le acorzi taskul în timp ce lucrezi la sarcini pertinente pe care nimeni altcineva nu le poate (sau nu are voie să le facă) complet.
9. Utilizează strategia Pomodoro
A fi mai productiv la locul de muncă poate depinde foarte mult de gestionarea timpului, iar metoda Pomodoro este o strategie pe care o poți găsi utilă pentru a-ți gestiona timpul mai eficient. Similar cu programarea pauzelor, metoda Pomodoro aplică utilizarea unui cronometru, în care te dedici unei sarcini timp de 20 de minute (deși poți crește acest lucru la 30 de minute), lucrează la el până când cronometrul se stinge și apoi ia cinci minute de pauză. Această strategie poate fi eficientă, deoarece îți oferă mai mult timp pentru muncă neîntreruptă și concentrată și apoi îți oferă o modalitate de a te retrage de la sarcină pentru câteva minute înainte de a te întoarce pentru a o finaliza.
10. Limitează întreruperile
Întreruperile ne pot lăsa deoparte pe tot parcursul zilei. Chiar dacă s-ar putea să te bucure de relațiile cu colegii tăi, pierderea noțiunii timpului din cauza conversațiilor, întâlnirilor informale și rapide sau a discuțiilor pe subiecte îți poate împiedica fluxul de lucru și îți poate reduce productivitatea generală. Ia în considerare utilizarea unor strategii pentru a limita numărul de întreruperi din timpul zilei.
Poți alege să lucrezi cu ușa biroului închisă pentru o parte a zilei sau, dacă lucrezi într-un mediu de birou deschis, ai putea folosi căști cu anulare a zgomotului pentru a limita sunetele conversației și interacțiunii de la birou. Căștile pot fi, de asemenea, o modalitate politicoasă, dar silențioasă, de a informa colegii că trebuie să te concentrezi asupra proiectelor la care lucrezi.
Când implementezi strategii care să te ajute să îți crești productivitatea muncii, este important să fii cât mai consecvent posibil. Permite-ți să înveți și să-ți dezvolți abilitățile și poți fi sigur că și productivitatea ta va continua să se îmbunătățească.
Ce ar trebui să faci ca angajator pentru a avea angajați mai productivi
Dacă ești un angajator care vrea să-și motiveze angajații să fie mai productivi, poți aborda câteva metode pentru a face acest lucru. Vezi mai jos care sunt câteva dintre acestea:
Cunoaște-ți echipa
Oamenii (și angajații tăi) sunt mai mult decât un simplu CV. Fă-ți timp pentru a-ți cunoaște oamenii. Valorile, interesele, capacitățile, provocările și aspirațiile lor. A avea un interes real pentru interesele lor și evenimentele majore din viața lor personală va avea un impact extrem de pozitiv asupra a cât de mult le pasă și lor, la rândul lor, de companie. Poți descoperi abilități și competențe neexploatate. Ei pot transmite orice îngrijorare neabordată. Oamenii se vor simți mai înțeleși și apreciați, ceea ce îi face să-și dorească să fie angajați mai productivi la birou.
Investește în dezvoltarea lor
Oferă oportunități la locul de muncă pentru ca oamenii tăi să crească. Există multe moduri prin care le poți valorifica potențialul: coaching, ateliere de abilități, cursuri, shadowing, mentorat, creșterea responsabilității. Dincolo de creșterea profesională, oferă-le oportunități de a învăța noi hobby-uri, de a dobândi abilități interesante și dă-le timp să se concentreze pe proiectele lor pasionale. Încurajează-i să facă un pas în viața personală și profesională.
Comunică clar, devreme și des
Fii clar cu privire la așteptările tale de la ei. Ori de câte ori este posibil, informează oamenii despre întreaga afacere. Vor dori să știe atât cele bune, cât și cele rele – și în special despre orice le afectează locurile de muncă. Urmărește discuția. Dacă te aștepți la onestitate și deschidere de la ei, modelează asta în modul în care comunici mai întâi cu ei.
Inspiră-i
Tu ești arhitectul. Comunică o viziune clară despre locul în care doriți să ajungeți ca echipă și discutați despre cum să ajungeți acolo. Stabiliți viziunea generală a companiei, dar trebuie să-i împuterniciți să aibă un impact personal asupra modului în care compania își atinge aceste obiective. Invită la colaborare și la participare. Introdu oportunități de a rezolva problemele împreună. Încurajează asumarea riscurilor și recunoaște că eșecul este un produs secundar al gândirii inovatoare. Trăiește valorile și misiunea pe care le-ai exprimat pentru grupul tău și pentru afacere. Oferă-le oamenilor spațiu de gândire și de contribuție. Apoi, dă-te la o parte din drum și lasă-i să performeze.
Recunoaște-le performanța
Când sărbătorești realizările, demonstrează că îți pasă de ele. Recunoașteți și oferiți feedback (o dată pe săptămână cel puțin și la fiecare 6 luni cu privire la progresul general). Încercați să vă asigurați că au oportunitatea de a face ceea ce fac cel mai bine în fiecare zi și amintiți-le că locurile lor de muncă sunt importante.
Solicită feedback pentru tine și demonstrează modestie
Demonstrează-ți dorința de a crește și de a te schimba împreună cu ei. O informație esențială pentru tine este în ce măsură îi ajuți să-și facă treaba… să nu le stai în cale. Întrebați… și spuneți-le că opiniile lor contează. Arată că ești receptiv la feedback-ul critic atunci când este în interesul companiei tale și al altor angajați.
Stabilește obiective SMART
Fie pentru performanța lor individuală la locul de muncă, fie pentru etapele de referință ale proiectului în desfășurare, stabilește obiective „SMART” (specifice, măsurabile, realizabile, realiste, oportune). Obiectivele SMART sunt esențiale pentru a oferi rezultate de calitate și de succes.
Ascultă bine
Ascultarea activă este o abilitate valoroasă. Urmărește gândirea celeilalte persoane și permite-i să se audă singur. Treci dincolo de cuvintele spuse la ceea ce nu este spus. Ascultă cum se spune ceva. Făcând acest lucru poate oferi o perspectivă reală.
Oferă-le sprijinul de care au nevoie
Asigură-te că au resursele necesare (timp, oameni, buget, instruire) pentru a-și face munca în mod eficient.
Dobândește sau îmbunătățește-ți abilitățile de coaching
A fi prezent, a asculta bine și a pune întrebări deschise sunt abilități esențiale de coaching. Încorporarea acestora în stilul tău de management va reflecta leadership-ul tău, investiția în oamenii tăi și va asigura o bază solidă pentru relații de succes.
La sfârșitul zilei, dacă membrii echipei tale își iubesc meseria și așteaptă cu nerăbdare să vină la muncă, vor fi motivați intrinsec să devină angajați mai productivi pentru afacerea ta.
Vrei să investești în tine?
Discută cu un coach, mentor sau psihoterapeut din comunitatea BestJobs Coaching și lucrează la obiectivele tale de carieră sau personale.
Photo by Carl Heyerdahl on Unsplash
Citiți articolul original pe bestjobs.eu
Adauga un comentariu